Do zadań Oddziału Organizacyjno-Administracyjnego należą czynności związane między innymi z:
- w zakresie utrzymania budynku:
- zakupem i gospodarką środkami rzeczowymi, materiałami biurowymi, drukami i formularzami, prasą oraz książkami (literatury specjalistycznej),
- planowaniem i realizacją remontów bieżących pomieszczeń biurowych użytkowanych przez PODGiK,
- planowaniem i realizacją konserwacji urządzeń znajdujących się
w pomieszczeniach zajmowanych przez PODGiK, - zabezpieczenie pracowników PODGiK w środki techniczno-biurowe,
- realizacją zadań i usług związanych z:
- utrzymaniem czystości, ochroną mienia, pielęgnacją zieleni,
- dostawą energii w tym wody i co, konserwacją urządzeń klimatyzacyjnych, elektrycznych, serwisem windy,
- przygotowywaniem materiałów i dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia zamówień publicznych w zakresie zadań prowadzonych przez Oddział,
- opracowywaniem treści umów w zakresie zadań prowadzonych przez Oddział oraz Dyrektora,
- prowadzeniem dokumentacji z przeglądów technicznych budynku zarządzanego przez PODGiK,
- prowadzeniem spraw związanych z właściwym oznakowaniem budynku zarządzanego przez PODGiK,
- współpracą z Oddziałem Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Rzeszowie
w zakresie zarządzania i administrowania nieruchomościami zajmowanymi przez PODGiK, - zgłaszaniem (poprzez pisemny wniosek) do Dyrektora PODGiK braku przydatności gospodarczej poszczególnych rzeczowych składników majątku.
- w zakresie organizacji i funkcjonowania PODGiK:
- opracowaniem projektu Statutu i Regulaminu Organizacyjnego PODGiK i ich nowelizacji,
- opracowaniem innych aktów prawnych niezbędnych do funkcjonowania PODGiK,
- koordynacja prac związanych z przygotowaniem projektów aktów prawnych wydanych przez Dyrektora,
- prowadzenie rejestru Zarządzeń Dyrektora,
- nadzór nad opracowaniem i aktualizacją projektów procedur kontroli zarządczej,
- opiniowaniem zmian, mających wpływ na organizację i funkcjonowanie PODGiK,
- inicjowaniem działań usprawniających formy i metody pracy PODGiK,
- zamawianiem pieczęci oraz prowadzeniem ich ewidencji we współpracy
z Wydziałem Organizacyjnym Starostwa Powiatowego, - prowadzeniem książki kontroli,
- opracowywaniem projektu Regulaminu Pracy PODGiK i jego nowelizacji,
- opracowywaniem planu szkoleń pracowników PODGiK, organizowaniem
i koordynowaniem szkoleń, - prowadzeniem spraw związanych ze szkoleniami, kształceniem i podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników PODGiK,
- monitorowaniem okresowych ocen pracowniczych,
- prowadzeniem spraw związanych z praktykami i stażami.
- opracowywaniem projektu Regulaminu Wynagradzania pracowników PODGIK,
- w zakresie obsługi klientów:
- przyjmowanie korespondencji w ramach Platformy Usług Administracji Publicznej ePUAP w PODGiK,
- obsługa sekretariatu PODGiK.
- w zakresie obsługi kancelaryjnej PODGiK:
- prowadzeniem kancelarii PODGiK – przyjmowaniem i wysyłaniem przesyłek,
- prowadzeniem rejestru przesyłek,
- współpracą z dostawcą usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym
w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek, w tym współpraca z Oddziałem Organizacyjnym Starostwa.
- w zakresie zamówień publicznych:
- przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowań o udzielenie zamówień publicznych prowadzonych przez PODGiK, w oparciu o wnioski złożone przez Oddziały i stanowiska samodzielne,
- prowadzeniem rejestru postępowań o udzielenie zamówienia publicznego oraz rejestru odwołań,
- opracowywaniem planu zamówień publicznych,
- przygotowaniem sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych.
- w zakresie archiwum zakładowego:
- prowadzeniem archiwum zakładowego,
- wdrażaniem i nadzorowaniem przestrzegania instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,
- bieżącym nadzorowaniem prawidłowości wykonywania czynności kancelaryjnych w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwienia spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw,
- współpracą z komórkami organizacyjnymi PODGiK w zakresie zdawania akt do archiwum zakładowego,
- współpracą z Archiwum Państwowym.
- w zakresie skarg i wniosków: współpraca z Oddziałem Organizacyjnym Starostwa w zakresie składania wyjaśnień w procesie rozpatrywania skarg i wniosków.